Pomodoro Technique ou como sobrevivi à semana!

A semana que passou foi super atarefada por aqui pois eu tinha dois trabalhos para entregar: um plano de negócios acadêmico e um artigo acadêmico, ambos para serem avaliados. Por isso, peço desculpas pela ausência de posts, mas cá estou eu para correr atrás do prejuízo e produzir os três posts prometidos por semana, em apenas um fim-de-semana. O primeiro é esse aqui, e exatamente em função da semana que tive, quero falar sobre produtividade para empreendedores.

A gente já sabe que ser produtivo é necessário, mas mais do que isso, é a importância de ser nosso próximo chicote (palavras da Paloma Parentoni que você vê nesse entrevista aqui) que conta. Direcionando nossas ações, mas também cobrando de nós mesmos se estão sendo realizadas dentro do prazo e com a qualidade esperada. Quase sempre a gente  tá sozinho na batalha, sem ter um chefe dizendo faça isso, faça aquilo… nós mesmos somos o misto do chefe e do executor, e somos nós mesmos que temos que adquirir uma postura de execução e realização, pra empurrar nossos próprios limites, certo?

Pois vou compartilhar com vocês uma ferramenta que tenho utilizado e que usei ostensivamente essa semana que passou para finalizar esses dois trabalhos que comentei acima. Sinceramente não sei se teria conseguido apenas fazendo, sem uma rotina organizada e sem ter algo puxando meu ritmo e me ajudando a sacar o quão produtiva eu estava sendo ou não.  Afinal de contas eu tinha um prazo a cumprir. A ferramenta que salvou minha semana, portanto, chama-se Pomodoro Technique. Quem me apresentou foi o Bruno Peixoto que já usa há um tempão, e pelo tanto de vídeos e conteúdo que ele produz semanalmente dá pra ter uma ideia de como a ferramenta funciona… pois vendo o resultado aqui na mesa eu lado eu resolvi tentar também e agora te contar pra ver se você também anima:

O que você vai precisar:

- Timer (eu uso um programa que baixei chamado Focus Booster, disponível tanto para Mac como para Windows), mas você pode usar um relógio, um daqueles timers de cozinha (de onde surgiu o nome), ou o que mais contar até trinta minutos. Há também diversos apps (gratuitos e pagos) na iTunes Store (Pomodoro Time Management, Pomodoro Timer, Mechanical Pomodoro e por aí vai), caso você tenha iPhone;

- Lápis;

- Uma folha para anotar sua tarefas.

Como fazer:

- Antes de começar o trabalho (eu faço no dia anterior), anote quais tarefas você pretende finalizar naquele dia. Dica: seja realista, se não cabe em um post-it, não cabe no seu dia;

- Escolha uma das tarefas pra começar o dia;

- Coloque o timer (25 minutos) para funcionar;

- Trabalhe nela até que o timer toque, sem desviar sua atenção;

- Ao lado da tarefa realizada coloque um X indicando que gastou um Pomodoro;

- Faça um pequeno intervalo, de 3 a 5 minutos. Você pode usá-lo para ir ao banheiro, se alongar, comer uma fruta, navegar no Facebook ou Twitter, ou simplesmente descansar para começar um novo Pomodoro na sequência;

- Quando a tarefa estiver finalizada, pule para outra e continue marcando seu Pomodoros;

Algumas regrinhas:

- Cada Pomodoro é indivisível. Se você foi interrompido por um colega e perdeu 5 minutos, comece por um novo Pomodoro, o próximo será melhor. É claro, não conte esse como realizado;

- Se uma tarefa vai tomar mais do que 5 a 7 Pomodoros, divida-a em pequenas partes;

- A cada 4 Pomodoros, faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos; ou a a cada 8 Pomodoros, faça uma pausa maior, de 1 a 2 horas;

- Se a tarefa toma menos do que um Pomodoro (25 minutos), adicione outras para cobrir o tempo;

- Quando um Pomodoro começa, o objetivo é ir até o final sem se distrair com outra tarefas;

- Não use a técnica para atividades que você faz em seu tempo livre.

Os objetivos:

- Melhorar produtividade e diminuir a procrastinação;

- Aliviar ansiedade;

- Melhorar foco e concentração, diminuindo interrupções;

- Aumentar a consciência das suas decisões;

- Impulsionar sua motivação e capacidade de terminar tarefas;

- Melhorar seu processo de trabalho;

- Refinar sua capacidade de avaliar quanto tempo gasta em cada tarefa.

Por exemplo, agora eu sei aproximadamente quanto tempo gastei para finalizar meu plano de negócios, porque anotei cada uma das tarefas. Eu trabalhei aproximadamente 7 dias seguidos, com um total de 96 Pomodoros, o que equivale a 48 horas de trabalho, o que equivale a 6,8 horas de trabalho por dia. Lembrando que são horas absolutamente produtivas e não apenas horas no escritório sentada na cadeira, navegando por redes sociais sem um objetivo claro. Sim, eu fiz isso também, mas na maioria das vezes no meu tempo livre entre os Pomodoros, ou depois do trabalho…

E aí, animou em testar a técnica? Dá uma olhada no site que você vai encontrar muito mais informações, artigos, dicas e explicações detalhadas. Tem livro, produtos, apps… Eu super recomendo!

E se você curte esse lance de produtividade, dê uma olhada também nesse post (Post-it ou como organizar a bagunça), sobre como fazer um quadro de tarefas usando post-its.

Espero que tenham gostado e até breve!

Crédito das imagens: Tomato, por Uva-Crispa